Trin 2: Udarbejdelse af redegørelsen

Indsamling og bearbejdelse af information

• Involvering af virksomhedens interne interessenter
  Det vil ofte være en fordel at involvere forskellige dele af virksomheden i forbindelse med indsamling og bearbejdelse af information. Hvis hele virksomheden er repræsenteret i processen, bliver det lettere at integrere og forankre arbejdet med samfundsansvar i virksomheden, og ledelsen kan gå forrest og vise vejen for medarbejderne.
  
  

  Endvidere vil det være nødvendigt at ledelsen bakker op om redegørelsen, så budskabet kan videreformidles til medarbejderne. Derfor bør redegørelsen også indeholde ledelsens beskrivelse af, hvad samfundsansvar er i deres virksomhed, hvordan virksomhedens politik for samfundsansvar er knyttet til virksomhedens værdier og udfordringer, samt hvilke visioner ledelsen på længere sigt har for virksomhedens samfundsansvar.

  Alle medarbejdere bør kende virksomhedens aktiviteter inden for samfundsansvar. Desuden bør de involveres på forskellig vis, dels i deres egenskab af repræsentanter for virksomheden, og dels i kraft af deres rolle som interessenter i forhold til virksomheden. For eksempel kan medarbejderrepræsentanter for forskellige faggrupper såsom SU-repræsentanter og tillidsfolk inddrages.
  

• Involvering af virksomhedens eksterne interessenter
  Endvidere er det relevant at overveje, hvilke interessenter der evt. skal inddrages i arbejdet med redegørelsen, og hvordan dette i givet fald skal foregå. Et nyttigt værktøj i relation til interessentdialog er AA1000, som beskrives nærmere under Internationale standarder & principper.

Årsregnskabslovens kvalitetskrav gælder naturligvis også for redegørelsen for samfundsansvar. Derudover kan virksomheden overveje at anvende følgende principper for kvalitet i ikke-finansielle redegørelser, der er inspireret af GRI’s principper:

• Forståelighed: Informationen skal kunne forstås af brugerne og skal derfor inkludere følgende: 1) et godt design, 2) systematisk inddeling af emner og indikatorer, 3) kortfattet og enkelt sprog, og 4) en forklaring af ukendte termer eller inkludering af ordforklaring. Det er vigtigt at understrege, at relevanskriteriet (se nedenfor) har højere prioritet end forståelighedskriteriet, men at de to ikke er gensidigt udelukkende. Dette betyder, at information om komplekse emner, der er relevante for brugerne, ikke skal udelades ud fra en betragtning om at de kan være for svære at forstå for nogle af brugerne.
  
• Relevans og væsentlighed: For at være anvendelig skal informationen gøre brugerne i stand til at danne sig en holdning og træffe en beslutning. Information er relevant, når den påvirker brugernes holdninger og beslutninger om en given virksomheds aktiviteter. Hvorvidt information er vigtig kan besluttes ved at: 1) inddrage virksomhedens egne værdier og ledelsens fokus og prioriteringer, 2) konsultere relevante medarbejdere, 3) identificere og konsultere vigtige interessentgrupper, 4) identificere emner som præger den politiske beslutningstagen og den offentlige debat, og 5) konsultere branchespecifikke rapporteringsguidelines. Selve beslutningsprocessen bør være transparent og kan med fordel beskrives i redegørelsen.
  
• Pålidelighed og verificerbarhed: Information er pålidelig, når den ikke er behæftet med fejl og partiskhed, samt når den giver et sandfærdigt, fuldstændigt og velbalanceret (dvs. både positivt og negativt) billede af den faktiske situation. Informationen skal endvidere være verificerbar, dvs. være indsamlet, bearbejdet og præsenteret på en måde, så den kan tjekkes af tredjepart.
  
• Sammenlignelighed: Redegørelsen skal kunne sammenlignes fra periode til periode. En række indikatorer vil ikke kunne udtrykkes kvantitativt, men hvor det er muligt, kan virksomheden med fordel gøre det – eksempelvis ved opgørelse af arbejdsulykker, udledning af CO2, vandforbrug, osv. Kvantitativt udtrykte indikatorer fremstår ofte mere pålidelige samt øger interessenternes mulighed for sammenligning med andre virksomheder. Indikatorerne kan med fordel være forsynet med sammenligningstal fra tidligere. Det vil dog for en del områder inden for samfundsansvar være urealistisk at opstille kvantitative indikatorer. For mere information om indikatorer, se afsnittet om GRI.

Udover ovenstående kvalitetskriterier, kan følgende fire principper tages i anvendelse i processen med at udvælge indikatorer:

• Generelt anerkendte principper: For at maksimere sammenlignelighed skal de udvalgte indikatorer i princippet kunne anvendes af alle virksomheder uanset branche, størrelse og lokalitet.
  
• Ejerskab og afgrænsning: De udvalgte indikatorer skal som udgangspunkt adressere områder, som virksomheden har kontrol over, allerede indsamler data om eller har adgang til information om.
  
• Konsistent måling: De udvalgte indikatorer skal kunne genkendes, måles og præsenteres på en konsistent måde med henblik på at sikre sammenlignelighed over tid og på tværs af enheder.
  
• Fokus på, hvad der er opnået, frem for proces: De udvalgte indikatorer skal gøre brugerne i stand til at identificere de væsentligste områder inden for samfundsansvaret og vurdere virksomhedens evne til at opnå noget inden for disse områder. En præsentation af virksomhedens politikker og ledelsessystemer alene er således ikke tilstrækkeligt til at vurdere, hvad der er opnået.

Anvendt regnskabspraksis

Sikkerhed for at data og informationer for regnskabsbrugeren opfylder de generelle og overordnede kvalitetskriterier for ikke-finansiel regnskabspraksis kan ske ved redegørelsen er tilknyttet et afsnit om anvendt regnskabspraksis. Ligeledes kan der i afsnittet om anvendt regnskabspraksis oplyses om hvert af de pågældende data og informationers karakteristika.

• Definition og beregningsmetode
• Formålet med indikatoren
• Datakilden og redegørelse for evt. forudsætninger
• Kvantificering og kommentarer til fremtidige mål
• Sammenligningstal
• Ændringer i opgørelsespraksis i forhold til tidligere år

Formidling

• Inddeling i områder/emner

  Redegørelser om samfundsansvar opdeles ofte efter områder (fx ”menneskerettigheder”, ”miljø”, ”korruption”, osv.). Blandt fordelene ved denne opdeling er, at det gør det let for eksempelvis interessegrupper og NGO’er at finde information med relevans for netop dem. En områdeopdelt redegørelse er endvidere oplagt for virksomheder, der har tilsluttet sig FN’s Global Compact og for virksomheder, der anvender GRI’s retningslinjer.
  

• Aktivitetsopdeling
  

  Virksomheder, der er ikke er så erfarne i at redegøre, kan vælge at lade deres redegørelse være opdelt efter aktiviteter. Ulempen på længere sigt er, at interessenterne vil få sværere ved at overskue alle virksomhedens aktiviteter. Der bør virksomheden tilstræbe den områdeopdelte redegørelse, der giver et bedre overblik over, hvilke områder virksomheden beskæftiger sig med.
  

• Beskrivelse af, hvad der er opnået, frem for overordnede beskrivelser
  Det er altid nemmere at huske og desuden mere troværdigt, hvis man hører om, hvad der konkret er opnået. Det er derfor hensigtsmæssigt at fortælle, hvad aktiviteterne konkret har betydet for virksomheden (såsom færre sygedage, færre klager fra naboer, bedre omdømme osv.).
  
• Eksempler og historier
  

  Det er nemmere at redegøre med eksempler og historier end udelukkende med politikker, principper og strategier. Når virksomheden skal fortælle om sine aktiviteter, kan det således være en fordel at bruge en historie fra ”det virkelige liv”. Beskrivelse af en konkret situation bidrager til at gøre de overordnede politikker, principper og strategier mere konkrete. Det er særligt relevant, fordi det ofte kan være svært at måle, hvad virksomheden har opnået.
  

• Retvisende billede
  

  Det er vigtigt at sikre sig, at det, virksomheden rapporterer om, stemmer overens med det, den gør. Det følger af årsregnskabsloven, at ledelsesberetningen skal give en retvisende redegørelse. Hvis virksomheden stiller sig frem og siger, at den er samfundsmæssigt engageret, forpligter det. Selvom det er vigtigt at pointere, at redegørelsen ikke bør have karakter af reklame, kan det ikke undgås, at den vil være udstillingsvindue overfor omverdenen.

Tjekliste

Når redegørelsen er færdiggjort, er det vigtigt, at virksomheden tjekker om redegørelsen opfylder kravene i loven. Loven er opfyldt, når der er redegjort for:

• virksomhedens politikker vedrørende samfundsansvar, herunder hvilke standarder, retningslinjer eller principper for samfundsansvar virksomheden eventuelt anvender

• hvordan virksomheden omsætter sine politikker til handling, gerne med eksemplicering

• hvilke systemer eller procedurer virksomheden har indført eller iværksat for at udmønte sine politikker

• hvad virksomheden vurderer at have opnået som følge af sit arbejde med samfundsansvar i regnskabsåret
• eventuelt hvilke forventninger virksomheden eventuelt har for fremtiden på området
• hvor redegørelsen for samfundsansvar kan findes, såfremt den ikke er indeholdt i ledelsesberetningen

Derudover bør man som virksomhed tjekke, om selve redegørelsen for samfundsansvar overholder de grundlæggende kvalitetskrav til relevans og væsentlighed, sammenlignelighed, forståelighed, samt pålidelighed og verificerbarhed.

Uafhængig erklæring om redegørelsen

Virksomheden kan også vælge at rekvirere en uafhængig erklæring om virksomhedens redegørelse for at øge redegørelsens troværdighed.

For brugeren af redegørelsen er værdien af erklæringen, at vedkommende kan læse de konkrete data og informationer og vide, at de lever op til de almindeligt anerkendte kvalitetskrav. Det vil sige, at (i) de er fuldstændige; der er ikke sket udeladelse; (ii) de er målt og opgjort efter de principper og metoder, som beskrives i rapporteringen; (iii) de vedrører den periode, som rapporteringen er en beretning om; og (iv) de har sammenhæng med de aktiviteter, som læseren oplever, at de skal have, og det klart fremgår i rapporteringen klart med hvilke afgrænsninger eller begrænsninger, de konkrete data skal læses og forstås. 

Det er altid relevant at overveje, om der er internationalt anerkendte standarder, som understøtter brugsværdien af en eventuel erklæring. Der findes overordnet set to typer af standarder, som er dominerende.

AA 1000AS er en international verificeringsstandard med en tilhørende standard for “accountability” principper. Et netværk (Accountability for Sustainable Development) af repræsentanter fra erhvervslivet, den offentlige sektor og samfundsfokuserede interessenter står bag denne organisation, som har til formål at promovere en bæredygtig udvikling via rapportering og regnskabsopgørelser. Fokus er især rettet mod interaktion mellem den enkelte virksomhed og dens interessenter; om valg af de væsentlige bæredygtighedsemner i et samspil med interessenter og om at reagere på interessenternes behov mv. under iagttagelse af virksomhedens forretningsmæssige udvikling og muligheder. Som grundlag for afgivelse af erklæringer af transparens karakter er AA1000AS en relevant grundlæggende standard.

ISAE 3000 har også den danske betegnelse RS3000. Denne standard anvendes til at øge troværdigheden af ikke finansielle informationer og data. Standarden er i ”familie” med de standarder, der er internationalt anerkendte til brug for erklæringer og påtegninger på finansielle rapporter og regnskaber.