Trin 1: Før udarbejdelse af redegørelsen

Formål & ambitioner

Hvilken funktion redegørelsen skal have, har en vis betydning for, hvor det er hensigtsmæssigt at placere redegørelsen. Hvilke områder der redegøres for, hvor redegørelse placeres, og hvem virksomheden ønsker at nå med sin redegørelse, skal altså overvejes under ét.

Lovkravet om redegørelse knytter sig til virksomhedens politikker for samfundsansvar. Virksomhedens politikker udtrykker typisk, hvilke områder virksomheden finder det mest relevant at arbejde med. Derfor er det naturligt, at det er de samme områder, der redegøres for. Det anbefales, at virksomhedens politikker tager udgangspunkt i virksomhedens kerneforretning, -kompetencer og strategiske udfordringer og mål. Når redegørelsen efterfølgende tager udgangspunkt i virksomhedens politikker, bør der således være sammenhæng med virksomhedens strategiske prioriteter. Dermed sikres det både, at redegørelsen får værdi for virksomheden, og at virksomhedens redegørelse lever op til loven.

I vurderingen af hvordan der skal redegøres, bør virksomheden ligeledes tage udgangspunkt i målgruppen for redegørelsen. Det er med andre ord relevant at spørge, hvilken funktion redegørelsen skal have eksternt og internt:

Hvilken funktion er redegørelsen tænkt at have eksternt?

• Synliggøre virksomhedens indsats og hvad der er opnået over for interessenter, der stiller krav til virksomheden på området, eksempelvis investorer, kunder eller lokalsamfund?
• Belyse hvordan virksomheden håndterer risici?
• Forbedre virksomhedens omdømme for at tiltrække fremtidige medarbejdere?
• Medvirke til at signalere prioriteter for samfundsansvar til leverandører?
• Forbedre kendskabet til virksomhedens interessenter og deres behov?
• Kommunikere virksomhedens indsats til andre eksterne interessenter?

Hvilken funktion er redegørelsen tænkt at have internt?

• Kortlægge virksomhedens aktiviteter med samfundsansvar som led i en fokusering af indsatsen?
• Supplere et ledelsessystem, fx miljøledelse, for at systematisere virksomhedens arbejde med samfundsansvar yderligere?
• Højne medarbejdere og lederes opmærksomhed på virksomhedens arbejde med samfundsansvar?

Ressourcer & organisatorisk forankring

En vigtig brik i opfyldelsen af formålet og indfrielsen af ambitionerne er at afsætte tilstrækkelige ressourcer til opgaven med redegørelsen.

Arbejdet med samfundsansvar kan være forskelligt prioriteret fra virksomhed til virksomhed, men generelt vil det være en særdeles god idé at udpege en person, eller en mindre tværfaglig gruppe fra forskellige enheder i virksomheden, som ansvarlig for redegørelsen – igen under hensyntagen til redegørelsens områder og placering.

Målgruppe for redegørelsen

Redegørelsen om samfundsansvar er grundlæggende blot én blandt flere måder, som virksomheden kommunikerer med sine interessenter på. Derfor afhænger redegørelsens succes i høj grad af, hvorvidt den leverer den information, som interessenterne efterspørger. Det vil med andre ord være en god idé, hvis arbejdet med redegørelsen omfatter en sikker identificering af og dialog med virksomhedens interessenter, for at afdække deres forventninger til virksomheden på området. Dette er naturligvis en meget omfattende proces, særligt for en virksomhed der skal i gang med sin første redegørelse. Det er derfor en god idé i første omgang at identificere de væsentligste interessenter og målrette redegørelsen til dem. Efterhånden som virksomheden får mere erfaring, kan redegørelsen udvides til at henvende sig til en bredere målgruppe, og dermed evt. at omfatte flere områder.

Ved interessenter forstås de grupper af personer, som er påvirket af og/eller kan påvirke en virksomheds aktiviteter. Nogle interessenter kan således påvirke en virksomheds omdømme og finansielle resultat. Derfor kan det være nødvendigt, at virksomheden viser de enkelte interessentgrupper, hvordan man forholder sig til sit samfundsansvar. I den forbindelse er det vigtigt at være opmærksom på, at interessenterne ofte ikke udgør en homogen gruppe, men har forskellige interesser og dermed også forskellige informationsbehov.

Nedenfor er beskrevet en række typiske interessenter og deres behov i forbindelse med virksomhedens redegørelse for samfundsansvar.

• Investorer og finansielle institutioner: Ikke-finansielle performance-indikatorer tages i stigende grad med i betragtningen, når finansielle institutioner evaluerer virksomheder. Virksomheders bæredygtighed og ansvarlighed er blevet et stadig vigtigere kriterium, når investorer udvælger, hvilke virksomheder de ønsker at investere i. De er primært interesserede i virksomhedens overordnede strategi, virksomhedens risiko- og omdømmestyring, og hvordan virksomheden klarer sig i forhold til internationale konventioner, principper og standarder. Informationerne skal præsenteres på en sådan måde, at de finansielle investorer kan foretage sammenligninger mellem forskellige virksomheder – eksempelvis redegjort for ved brug af GRI’s retningsliner.
  

• Forretningspartnere: Forretningspartnere inkluderer leverandører, kunder, joint venture-partnere osv. Disse interessenter benytter typisk CSR som en del af deres due diligence og er typisk interesserede i at vide, hvordan virksomheden forholder sig til områder såsom menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og god ledelse. Informationerne bør omfatte virksomheden selv, men også hvordan virksomheden håndterer principperne i forhold til andre aktører i de dele af værdikæden, som virksomheden har mulighed for at påvirke, fx kunder og leverandører.
  
• Forbrugere: Forbrugere er typisk interesserede i virksomhedens effekt på både den sociale, miljømæssige og finansielle bundlinje. Historisk har forbrugere haft en særlig interesse i information omkring produktsikkerhed, herunder effekten på sundhed, produktkvalitet, produktansvar og produktgaranti, produktudvikling samt beskrivelse af hvilke forhold produkterne er produceret under, herunder arbejdsforhold.
  
• Medarbejdere: Virksomhedens samfundsansvarlige initiativer er noget, som medarbejderne kan være stolte af, og som virksomheden derfor med fordel kan informere om. Herudover har nuværende og fremtidige medarbejdere historisk set en interesse i en virksomheds lønforhold, virksomhedens strategi, jobmuligheder, arbejdsforhold, sundhed og sikkerhed, risikohåndtering samt personaleudviklingsmuligheder.
  
• Lokalsamfundet: Lokalsamfundets opbakning og støtte til virksomheden er vigtig, hvorfor virksomheden kan vinde meget ved at fremstå som samfundsansvarlig. Historisk set har lokalsamfundet vist særlig interesse i virksomhedens økonomiske udvikling, virksomhedens skattemæssige bidrag samt i hvilket omfang virksomheden skaber øget beskæftigelse i lokalområdet. Men interessen dækker ofte også håndtering af lokale sundheds- og sikkerhedsmæssige risici, miljøeffekter, samt virksomhedens håndtering af eventuelle klager over dens aktiviteter i lokalområdet.
  
• NGO’er: NGO’er (eller civilsamfundsorganisationer) anvender typisk redegørelse for samfundsansvar som basis for dialog med en virksomhed. De er ofte interesserede i en række forskellige områder, herunder menneskerettigheder, og arbejdstagerrettigheder, miljø, klima, anti-korruption, og økonomisk udvikling. De ønsker i særdeleshed information om virksomheders politikker og konkrete tiltag inden for de enkelte områder. Endvidere er NGO’er typisk interesserede i information, der kan sammenlignes med andre virksomheder.
  
• Regeringer og statslige institutioner: Statslige institutioner er interesserede i viden om, hvordan virksomheden overordnet set påtager sig ansvar i forhold til dens omgivende samfund, herunder hvilke konkrete initiativer virksomheden har taget. De bruger denne information til at formulere sociale og økonomiske politikker samt identificere huller i lovgivningen og lovgivningens håndhævelse.
  
• Pressen: Pressen vil både være interesseret i den gode historie, men også i at identificere uoverensstemmelser mellem, hvad virksomheden siger, og hvad den gør. For at undgå konflikter bør virksomheden så vidt muligt sørge for at redegørelser afspejler de mulige dilemmaer, der findes i virksomhedens arbejde med samfundsansvar. Jo mere virksomheden er åben og ærlig omkring dens arbejde, jo sværere er det for pressen at pege fingre. 

De væsentligste målgrupper for redegørelsen spiller desuden ind i forhold til, hvilken offentliggørelsesmetode virksomhed bør benytte. Retter virksomhedens redegørelse sig primært mod investorer og andre finansielle institutioner, kan virksomheden sagtens vælge at offentliggøre sin redegørelse som en del af ledelsesberetningen, da disse i forvejen vil søge oplysninger om virksomheden i dens årsrapport og ledelsesberetning. Retter virksomhedens redegørelse for samfundsansvar sig derimod primært mod forbrugerne, er det mere oplagt at offentliggøre sin redegørelse på virksomhedens hjemmeside, hvor forbrugerne let kan få adgang til den. Således bør virksomhedens holde sig for øje, hvem den ønsker, skal læse redegørelsen, når den vælger én offentliggørelsesmetode frem for en anden. Virksomheden kan også vælge at benytte sig af flere offentliggørelsesmetoder samtidig for derigennem at nå en bredere kreds af interessenter med budskabet om virksomhedens arbejde med samfundsansvar.

Metodeafklaring

Endelig skal man som virksomhed afklare, hvordan man vil gribe arbejdet med redegørelsen an. Der findes talrige standarder, retningslinjer og initiativer, man kan benytte i forbindelse med redegørelsen for samfundsansvar. Virksomheden behøver således ikke opfinde sine egne metoder og værktøjer. I denne vejledning introduceres til fremskridtsrapporter til FN’s Global Compact, G3 Guidelines fra Global Reporting Initiative (GRI) samt AA1000’s retningslinjer for inddragelse af interessenter.

Brug af ovennævnte kan være med til at sikre kvaliteten i redegørelsen samt muliggøre sammenligning med andre virksomheder i samme eller andre brancher.