Hvor skal redegørelsen placeres?

Redegørelsen placeres i ledelsesberetningen eller i tilknytning hertil, som et bilag til ledelsesberetningen. Hvis redegørelsen placeres i et bilag, skal der være en henvisning hertil i ledelsesberetningen, og det skal tydeligt fremgå af bilaget, at det udgør en del af ledelsesberetningen.

Virksomheden kan dog vælge mellem yderligere to alternative offentliggørelsesmåder:

• i en supplerende beretning til årsrapporten eller
• på virksomhedens hjemmeside

hvortil der henvises i ledelsesberetningen. Redegørelsen hører således til ledelsesberetningen, men offentliggørelsen af redegørelsen kan alternativt ske i en supplerende beretning til årsrapporten eller på virksomhedens hjemmeside, via henvisning hertil i ledelsesberetningen.

Offentliggøres redegørelsen på en hjemmeside, skal der i ledelsesberetningen oplyses et link til redegørelsen, så interessenterne let kan finde den. Redegørelsen skal være tilgængelig på det tidspunkt, hvor årsrapporten er tilgængelig for regnskabsbrugerne.

Virksomheder, som udarbejder en selvstændig rapport om deres arbejde med samfundsansvar, kan tilføje denne som en supplerende beretning til årsrapporten eller offentliggøre den på virksomhedens hjemmeside. Rapporten, eksempelvis en bæredygtighedsrapport, skal dog opfylde kravene til redegørelsen i årsregnskabslovens § 99 a (omtalt under Hvad skal der redegøres om?).

Alle de lovpligtige oplysninger, som skal være indeholdt i redegørelsen efter årsregnskabslovens § 99 a (omtalt under Hvad skal der redegøres om?), skal offentliggøres samlet. Virksomheden kan derfor ikke placere nogle af de lovpligtige oplysninger i fx ledelsesberetningen med henvisning til, at resten af de lovpligtige oplysninger kan ses på virksomhedens hjemmeside. Det udelukker imidlertid ikke, at virksomheden kommer med en kortere, men samlet redegørelse i ledelsesberetningen og derefter henviser til uddybende dokumenter på fx hjemmesiden.

Virksomheder, der frivilligt udarbejder et grønt regnskab efter miljøbeskyttelseslovens regler herom, kan ligeledes henvise hertil i sin redegørelse for samfundsansvar, såfremt det grønne regnskab dækker det pågældende regnskabsår.

Hvis virksomheden er EMAS-certificeret, kan virksomheden henvise til EMAS-miljøredegørelsen, såfremt denne dækker det pågældende regnskabsår.

Hvis virksomheden har politikker for samfundsansvar, som den ikke redegør for i sit grønne regnskab eller EMAS-miljøredegørelse, er virksomheden forpligtet til at redegøre for disse på normal vis som følge af lovkravet om redegørelse for samfundsansvar.

Uanset at virksomheden placerer alle de lovpligtige oplysninger i ledelsesberetningen eller i en supplerende beretning til årsrapporten - og dermed opfylder oplysningspligten i årsregnskabslovens § 99 a - står det virksomheden frit for også at lægge yderligere oplysninger om samfundsansvar på virksomhedens hjemmeside.

Virksomheden bør også være opmærksom på, hvorvidt oplysningerne i redegørelsen er omfattet af børsretlige regler.

Det er op til den enkelte virksomhed at afgøre, hvilken af offentliggørelsesmåderne efter årsregnskabsloven, den ønsker anvendt. Derved kan virksomhederne vælge offentliggørelsesmåde under hensyntagen til virksomhedens generelle kommunikationsstrategi i forhold til virksomhedens interessenter. Mere information om dette kan findes i vejledningens del 2.

Det er ledelsens ansvar, at oplysningerne og offentliggørelsen heraf er i overensstemmelse med lovgivningens krav. Det gælder uanset, hvilken offentliggørelsesmåde virksomheden vælger.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen fastsætter nærmere regler om offentliggørelse af redegørelser for samfundsansvar i supplerende beretninger og på virksomheders hjemmesider. Bekendtgørelse herom forventes udstedt i sommeren 2009. Bekendtgørelsen vil bl.a. indeholde regler om, hvornår og hvor længe redegørelsen skal være tilgængelig på hjemmesiden, og om opdatering af oplysningerne på hjemmesiden.